项目管理5大工具表格,项目管理可视化看板

本文内容结构

一、软硬技能原理解析

1、痛点分析

2、硬技能、软技能

3、思维原理研究

（1）系统一，系统二

（2）左脑逻辑，右脑创意

4、训练提升

二、抗压能力

1、压力无处不在

2、原因分析

（1）尖端思维

（2）平湖思维

3、修心的智慧

（1）了解自己，找到原因

（2）接受自己，认可自我

（3）放下自己，自我暗示

（4）接受世界，认可变化

（5）学会放松，平衡中庸

4、具体策略

（1）认识自己

（2）了解世界

（3）延迟满足

（4）适当宣泄

三、量化思维

1、信息误差

2、量化思维好处

（1）误差小

（2）损失少

（3）易统计

（4）易传递

3、量化方式

（1）直接数据

（2）直接估算

（3）间接估算

（4）主观赋值

4、落地实践

（1）使用信息化语言

（2）使用信息化展示

（3）找到合适的数据

今天就来详细说说关于软硬技能的思维原理分析和运作模式探索。

一、软硬技能原理解析

1、痛点分析

软硬技能的话题讨论已久，在直播《不懂技术的项目经理如果做好项目交付》也重点谈到了在“硬技能”比较弱的情况下，怎样才能打破“不懂技术”带来的瓶颈，尽可能保障项目正常交付。

你是否遇到过，或者正在经历这样的工作困境？

在多人场合发言汇报、手抖、心慌；领导问工作进展，汇报了半天领导但却没有听懂；跨职能部门沟通协调无人理睬；不懂技术与开发人员无法对话；配合的同事总是甩锅……

相信这样的场景，或者比这还要复杂、尴尬的场景，每个项目经理都或多或少经历过。面临这样的处境，有的人能在弹指间、微微一笑缓解局面，镇定自若、气定神闲；而有的人只能内心饱受煎熬，被无情碾压吊打。大家都是PM，为什么有高有下？关键的答案，也许藏在“思维原理”这几个字里。

2、硬技能、软技能

硬技能是指知识、经验、技能等比较容易评估的素质，是职场上对专业技术的要求，也是智商的体现。软技能是社会心理学术语，是一种和情商有关的人格特质，比如社交礼仪、语言沟通能力、个人习惯、 品德和乐观态度的体现，也是激活人资的能力，即调动别人的资源和知识的能力，同时，也是调动自己知识进行创造性思维的能力。软技能不容易评估，也不像硬技能一样“有迹可循”，那么如何提升软技能，我们需要更深层次来挖掘，探寻“思维方式”的奥秘。

3、思维原理研究

（1）系统一，系统二

卡尼曼在《思考的快与慢》中提到了“系统一、系统二” 的概念，指的是人的思维本质有两套系统在运作。其中，系统一代表人的主观感受和直觉反应，是由当下的感受和心情组成的状态，主要用来输出对外界的反应，比如随意聊天，自由问答，看个轻松的电影等；系统二代表深入思考的过程，包含系统性的吸收、加工和整理的过程，碎片化知识经过整合后输出得以沉淀，形成思维印记，比如学习，研究、论证，以及建立复杂实验等。

系统一与系统二是不可分割的，必须精密配合才能使思维高效运作。但是不难发现，想要高效产出和精准抓住核心信息，必须通过系统二为系统一输送关键素材，所以，我们仍然需要辛苦地运作系统二，克服系统一的缺点（懒惰，焦躁，随性），一点一滴的积累知识，发酵知识，创造知识。

（2）左脑逻辑，右脑创意

根据人脑思维方式的研究，人的左、右脑其实正在“各司其职”。公认的研究结论是，“左脑逻辑，右脑创意”，即左脑负责逻辑工作处理和决策，对数字和规律敏感性更高，偏重于处理层次性、具象、量化的信息；而右脑负责激发想象和创意，对艺术、审美、声乐和图像更敏感，更偏好抽象、无序、定性的事物。现实情况下，大脑肯定也是充分配合协作的，只是在个别思考路径上，左右的分工和占比并不相同。

想要提升个人的思维能力，绝不只是过分倾斜某一个，忽略另一个。在实际思考中，如果你是一个无逻辑、不爱总结又讨厌数字的人，反而要经常与报表为伍，多尝试用数字、信息化语言进行交流和表达想法；同样的，如果你是一个思维逻辑性好，喜欢数字，严谨性强，就要让自己尝试去从故事、艺术、抽象角度去描述事物。一个非常直观的例子，对于每年的车祸数据，左脑喜欢使用统计学，数量、概率、原因分析；而右脑喜欢讲故事，会更关注事故带来的惨烈，健康的损失，甚至由于事故影响到的人生和家庭。

4、训练提升

不管是左、右脑，还是系统一、系统二，都是思维方式本质的研究，探究其本质，可以更了解自我，从而能够找到提升的路径和钥匙。所以，再回过头来看所谓的“软硬技能”，其实只是思维方式的一种“输出物”，根源上还是来源于自身既定的思维和习惯以及主观的选择偏好。我们可以这样做一个虽然粗糙但是在逻辑上十分合理的推断，表面上看，硬技能，更多的是依赖于系统二、左脑的思维和输出，软技能，则是系统一和右脑的体现。但是，由于思维运作本身就是不可拆分而且互相依赖的，想要提升思维能力，还是要有针对性的进行训练，并且整体提升。

所以，想要提升软技能，必须要打通系统一、二的壁垒，同时也要能够灵活运用“左右脑”思维，打开底层的思维逻辑，才能真的提升情境处理和解决问题的能力，能够对自己有更合理的认知，从而更大发挥出个人价值。结合项目工作的场景和痛点难点，我整理了项目管理必备的六大软技能，在后面的文章中会逐一分享。

总结一下，软硬技能的底层逻辑是思维方式，思维方式的探讨有两个维度（系统一二、左右脑），软硬技能只是思维方式的输出物。想要提升软技能（硬技能也是如此），需要系统一、二，左右脑的精密协作。可以尝试从以下几个角度出发：

1. 多了解自己，探寻一下自己的系统一二是怎么工作的，了解自己的用脑倾向；

2. 对自身倾向，努力打破壁垒，尽量用一种视角重新审视、输出工作；

3. 思维方式的探寻和改变并非一蹴而就，要充满耐心，循序渐进。

二、抗压能力

接下来详细说说如何训练一颗强大的内心。

你有没有遇到过这样的时刻？工作遇到问题，沟通无果，充满冲突，满心委屈；项目交付失败，被领导批评、被同事质疑；“好心”帮忙但是搞砸了变成了“办坏事”；不断质疑自己的能力导致毫无自信……以上这些场景无法应对，都是因为缺少抗压能力。

喜剧演员宋小宝有一句经典台词：“海燕呐，你可长点心吧~~”玩笑话一句而过，但是一颗轻松的心确实是必不可少的。都说人生苦短，生命的意义又难以探寻，那么尽量让自己觉得平静、舒适、快乐，以积极的态度面对工作和逆境，至少不会让光阴虚度。昨天的文章已经提到，软技能是一种和情商有关的人格特质，比如社交礼仪、语言沟通能力、个人习惯、 品德和乐观态度的体现，也是激活人资、调动自己进行创造性思维的能力。所以，想要提升软技能，一个强大、淡定、良好的心态是非常必要的。

1、压力无处不在

似乎可以做这样一个判断，几乎大部分都在厌恶压力，但压力却像一个“恶灵”般无处不在。遇到开心、成就感的事情，容易沾沾自喜、骄傲自满；遇到失败、质疑和挫折，则容易灰心丧气、失落压抑。情绪是世界在内心的投影，心态的变化会导致思维方式、处理方法，甚至影响到处事态度、价值观念。”所以自古以来凡是有所成就的人无一不在修心，“不以物喜，不以己悲”。虽然我们并非圣贤，但仍然能通过探究压力的来源，找到压力大的根因，有针对性的改善内心环境，为现在和将来减少一点消耗，增加一点能量。

2、原因分析

初中的物理公式P=F/S（压强=压力/表面积），在压力一定的情况下，影响状态的并非是压力本身，而是压强。如果我们认为“心”是有面积的，那么通过增大“内心表面积”，也许能减少压力带来的伤害。

如果从“内心面积”和思维窄化程度两个视角进行分析，则有两种相对照的思维方式，尖端思维和平湖思维（酱造新词）。

（1）尖端思维

尖端思维，又名牛角尖思维，即管理学领域提到的窄化思维，指的是一种非黑即白，非0即1的思维模式，由于世界观狭窄或某一领域认知障碍导致的偏激、拒绝、单一的行为模式。这样的思维方式常见于技术人员，表现形式即为“技术壁垒”。由于长期深耕技术领域，思维路径习惯适应于逻辑世界（1+1必然等于2），导致习惯性依赖逻辑和惯性思维（系统一）带来的结论。

尖端思维特点

预设答案，不一致无法适应

单点思维，0和1较真、走极端

视角狭隘，专注眼下目标，无法系统看待问题

情绪化、思维壁垒厚

牛角尖思维的人，由于习惯了（依赖）预设的答案和逻辑，不愿意（无法理解）接受其他的答案，所以在个别领域经常遭遇否定（第一重否定），所以抗压能力经常较差。

（2）平湖思维

相较于封闭的尖端思维，平湖思维相对更加温和、包容性更强。具备平湖思维的人，内心相对比较开阔，没有太多预设答案和限制，愿意接受事物的多种可能性，并且能够自我反思，善于接受不足并予以补齐。明显地，拥有平湖心态的人“内心表面积”更大，能承受更多压力，抗压能力更强。

平湖思维特点

接受很多种可能性

心绪平和，良好的情绪管理

善于处理复杂多变的场景

同理心强

3、修心的智慧

平湖思维固然十分有益，但想要修炼获得并非易事。心态的养成根源，还是来源于自我认知，更是自我、本我、真我在世界和内心之间的不断磨合。因此我们首先在态度上需要有一个基本的认识：这件事不能一蹴而就，而是需要放慢脚步，从一点一滴的小事入手，以一个温柔、积极的心态了解自己，接纳自己。

我们有以下路径可以尝试：

（1）了解自己，找到原因

通过记录、分析自己的心态变化，了解自己容易激动、压抑、痛苦、尴尬等真实原因，分解出其本质的差异，更“客观”看待事实与本质。比如面对一次失误的演讲，在搞清楚是准备不充分、沟通不清楚还是设施不到位之前，先不要将所有失误的责任都归咎于自己，导致只顾自责而忽略了正确的改进方向。

（2）接受自己，认可自我

人无完人，这并非一句自谦的话。辩证来看，否定之否定，任何事物都有两面，人也是有所优势和劣势，甚至每一个优势的背后都跟随着劣势（道家：一生二），比如活泼开朗表示喜欢倾诉，但会导致吵闹，安静内敛但也容易压抑。所以，我们没有任何策略能保证我们适用于所有的场景、都发挥的完美，所以在能正确认识自己的基础上，更要能真心接受那些不足之处。

（3）放下自己，自我暗示

最近我经常说的一句话“成熟，就是学会了认怂”。年轻的时候内心执念很深，总想一争高下、一鸣惊人，一腔孤勇确实容易产生成绩，但也会因为过于“锋利”引起不好的效果，比如我们过分重视自身的成绩而忽略了家庭和团队的付出。放下一些执念，并非是退缩和畏惧，而是我们心中有了更美好的愿景：放下，只为了更好的拥有更在乎的事情。

（4）接受世界，认可变化

唯物主义认为，不管我们心中作何感想，世界都不为所动。尽管有些残忍，但事实却正是如此。与其抱怨世界的改变，不如积极融入和拥抱，用心发现一些更好玩、有趣的生活。积极看待，并寻找有趣的一面，才能更好地掌控人生。

（5）学会放松，平衡中庸

我们认识了自己，接受了自己。放下了自己，接受了变化，但还是觉得有压力，该如何自处？我们需要建立一种解压的方式，定期释放内心的缓存和积压。运动、听歌、旅行、读书、思考。做任何想做的事情，视角更高更远，才能不被眼前的阻碍所遮挡。同样的，释放也要适度，在保持平和和平衡的基础上，牢记“中庸之道”。

4、具体策略

分析了压力的成因和修心的法门，再来分析一下具体的策略。可以从以下几个方面入手：

（1）认识自己

深刻认识自己了解自己的性格、喜好、思考方式、成因

分析表象（应该的）与真实的差异的根本原因

鼓励自己那些好的方面，给自己正向的心理暗示

（2）了解世界

探究其他人、事物等各种机制运行的原理

判断是否能够接受，接受的原因是什么，不接受的原因是什么

对于接受的，可以继续执行，不接受的，是否有替代方案，不要逐步窄化

（3）延迟满足

设定长远目标，不被眼前的障碍困扰

目标分解，落地实践，并定期反馈、纠偏

目标完成后给予自己鼓励

（4）适当宣泄

找到合适的宣泄方式，取悦自己，提升智慧，打造健康心灵。

最后

阳明先生说过，“心如明镜，物来则照”，有一颗良好的心态不仅能帮助我们更好面对工作，更能积极面对人生。道理也许大家都听到过，所以实践是十分必要的。从一点一滴的小事做起，不断增加内心表面积，打造平湖思维，是我们提升软技能的第一步。

三、量化思维

如何具备量化思维。

我们先来看这样一个场景：

举个栗子

小王：通过程序员加班加点的努力，新产品终于上线了，效果非常好，获得用户的广泛好评，超出竞标产品一大截，我们正在进行第二期开发阶段，申请新增两个名额，请领导审批。

领导：喵喵喵？？？

1、信息误差

“对牛弹琴”在职场上屡见不鲜

所谓“对牛弹琴”在职场上发生的场景非常常见。之所以会出现这种情况，是因为沟通出现的“信息误差”。产生这种情况有两个原因，一是由于语言本身的限制，“语言是思维的边界”，语言本身的限制导致无法完全精准描述交流信息；二是主观理解差异，每个人对同一个信息的关注点、联想面和心情感受完全不同，即便在二人对话的沟通场景中都很难快速对齐。

消除语言误差是沟通的第一步，也是协同工作的基本。因此，在输出信息时应该尽可能是信息本身更容易理解，方便做出达成一致的决策，所以我们迫切需要一种思维方式：量化。

2、量化思维好处

信息的结构化和再包装

量化是一种对信息的结构化和再包装，通过一种手段和方式，将模糊的信息更具象化。量化信息包含两方面：一是数据，量化的信息是有具体（或者可参考）的数据；二是程度，量化的数据需要有程度的描述，比如单位、状态。

不难看出，量化有这样的好处：

（1）误差小。容易理解、误差小。每个人对“大、小、多、少”这样的描述主观感受并不相同，但是对“10分钟、100元、20个”的理解是一致的。

（2）损失少。信息在传递开始就会出现损失，一般来说，如果大脑中所有想描述的信息是100，使用语言表达则已经变成了80，假设沟通环境良好，对方接收到的信息至多为60，再去消化、吸收，可能知道了40-20。但是信息化语言有明确的特征，不管传输渠道多么复杂，“20个”依然是“20个”，不会变成其他的内容。

（3）易统计。便于统计、分析、决策。我们经常做做数据统计，通过分析数据规律掌握某一事物发展态势，但我们研究的大部分对象大部分是定性的，没办法直接分类和统计，此时便要用到量化的方法，统计分析而后进行复杂的决策。

（4）易传递。由于信息化语言误差小，十分具象，易于理解，适用于各种传播方式，且传播速度很快，因此适用于传递。所以很对新闻标题、公众号文章标题一般都会引用量化数据。

3、量化方式

四个维度获取量化数据

量化信息包含两个方面。一是数据，二是程度。对于数据获取，究竟这个“数”到底是多少，需要通过一些渠道获得。

（1）直接数据

我们需要找到直接的维度分解，来反映当前的状态。比如我们需要描述产品试运行期间的运行情况，我们可以在后台抓取用户数、登录次数、操作次数等数据，并通过汇总周、月以及周、月之间的增长情况来进行趋势分析。这些数据是直接在后台就能获取到的，但前提是我们要选取确实能描述当前关键目标情况的指标。

（2）直接估算

除了直接获取数据外，我们更多的时候很难直接获取到数据，比如在变更场景中，我们需要对工作量进行报价，就很难直接给出数据，所以我们需要对工作量进行直接估算，工具可以选用“专家经验”，利用已有最佳实践的积累来评判当前的场景。或者，我们也可以使用“约数估算方式”，比如我们认为本月业绩预计能突破20万元等。

（3）间接估算

面对更多复杂的场景，主观经验也会受到限制和阻碍，为了保障评估的准确性，我们也可以采取间接估算的方式获取数据。同样的，在一段变更工作量评估的工作中，可以参考相似的案例和场景，选择相似的功能点，再结合流程的复杂度进行评估，误差相对会小很多，而且依据可靠。

（4）主观赋值

在我们选取了正确的维度后，也许很难直接获取数据，比如在之前公众号更新的文章，《如何种一颗技能树》中，在最后的一步中需要对各种技能进行打分，以便了解不同技能之间的差距，方便侧重资源或者补齐短板。那么对于这个诉求，就是属于没办法直接获取数据，也没办法去咨询专家来估算，只能通过自己的主观判断，进行主观赋值。

4、落地实践

具体落地场景

以上分析了数据获取的方式和渠道，都是在实际工作中非常有用的。此外，在具体落地中，我们可以更好、更完善的来使用量化这个技能，来为其他工作场景助力和赋能。

（1）使用信息化语言

信息化语言是包含数据的专业数据。除了数据外，信息化语言也是一种误差理解相对小的方式，虽然不是具体的数字，但是专业术语是有特定描述和理解的，并且代表特定场景的语言，本身就代表了职场和专业领域的共识。比如我们学习的计算机语言、项目管理语言。

（2）使用信息化展示

同样的，为了更生动使语言或者数据展现出来，我们需要借助一些辅助的工具，比如图和表。就像我们看到增长50%，可能没办法体会真正的差距，而图表上峰值的差距则一目了然。正确使用图表，能将工作锦上添花，大大提升工作质量。

（3）找到合适的数据

量化的灵魂还是在数据本身，必须通过科学、经验、理性、理解深度、甚至智慧，找到关键指标的数据，否则即使量化了一堆的数据，也不一定是我们需要去评估的。（来源：一个酱缸 阿酱）